Champ conditionnel et application de règle dans un publipostage

Un de nos lecteurs nous a posé deux questions suite à l’article sur le publipostage :

1) Comment changer une formule d’appel automatiquement lors d’un publipostage ?

2) Comment modifier un mot-clé automatiquement dans une formule de politesse ?

Nous allons donc y répondre dans cet article.

Pour cela, nous allons uniquement reprendre les étapes du publipostage que nous avons déjà vu dans notre précédent article à partir de l’étape où vous avez inséré tous vos champs de fusion.

Question 1 :

Dans notre exemple, nous souhaitons que « Cher collègue » soit remplacé par « Chère collègue » lorsqu’il s’agit d’une femme (Mme ou Mlle).

Sélectionnez les mots « Cher collègue » puis dans l’onglet « Publipostage« , cliquez sur « Règles » > « Si…Alors…Sinon« .

Nous indiquons alors une règle à appliquer dans la fenêtre qui apparaît en remplissant les champs de cette manière :

Note :  Il se peut que la police de caractère de notre formule d’appel ai changé. Si tel est le cas, il suffit de la modifier.

Question 2 :

Pour notre seconde question, notre lecteur nous a demandé s’il pouvait faire en sorte que sa formule de politesse contienne soit « Madame« , soit « Monsieur« , voire que la formule d’appel soit suivie par le nom de la personne.

Pour se faire, sélectionnez « Madame/Monsieur » dans la formule de politesse, puis dans l’onglet « Publipostage« , cliquez sur « Insérer un champ automatique » > « Civilité« .

Pour ajouter le nom de la personne, ajoutez un espace après « Civilité » et refaites la même opération en choisissant le champ « Nom ».

Nous pouvons ensuite reprendre notre publipostage en suivant les mêmes étapes que dans notre précédent article.

Note : Si dans votre base de données, vous n’avez pas de champ « Civilité » mais « Sexe » (féminin/masculin), il suffit de suivre les mêmes étapes en choisissant « Sexe » mais il faudra aussi appliquer une règle pour que le mot « Masculin » ou « Féminin » soit remplacé par « Monsieur » ou « Madame ».

Sélectionnez le champ « Sexe » et appliquer la règle suivante :

Si ce champ doit apparaître plusieurs fois avec la même règle, vous pouvez sélectionner chaque champ « Sexe » en maintenant la touche « Ctrl« .

Article rédigé par : Lydia Provin de Votre Assistante – Le Blog (secrétaire, graphiste et webmaster indépendante)

Avez-vous réussi à réaliser votre publipostage ?

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